Vit mi-a atras atentia ca ne alerteaza si atunci cand trimitem catre un recipient extern. Doar ca by default nu face asta. Optiunea trebuie  activata la nivel de organizatie.

Cu Get-OrganizationConfig | fl *mailtips* vedem setarile ce tin de mailtips.

Ca sa activam mailtips pentru external recipients folosim comanda urmatoare:

Set-OrganizationConfig -MailTipsExternalRecipientsTipsEnabled:$True

Acum cand trimit un email unui user extern organizatiei mele primesc un avertisment in Outlook:

La fel se intampla si atunci cand trimit unei liste de distributie care contine un recipient extern.

MailTipsLargeAudienceThreshold se refera la numarul de membri ai unui liste pentru a fi considerata Large Audience.

Pentru a intelege mai bine la ce se refera MailTipsGroupMetricsEnabled ar fi bina sa aruncati un ochi aici. MailTips se foloseste de Group Metrics pentru a determina daca un grup intra la categoria Large Audience sau are recipienti externi. Group Metrics ruleaza odata pe zi pe serverul care genereaza OAB si singura metoda de a-l forta sa ruleze in afara perioadei schedulate este de a restarta serviciul Exchange Service Host. Atentie si la scenariile de coexistenta 2007 cu 2010: daca OAB-ul este generat pe un server cu Exchange 2007, informatiile despre Group Metrics nu vor fi generate. La fel si pentru cazul in care OAB-ul este distribuit numai prin Public Folders.

Informatiile despre Group Metrics sunt puse intr-un share numai Group metrics pe serverul de pe care se genereaza urmand a fi preluate de acolo de CAS prin serviciul Exchange File Distribution.

Ultima optiune despre care vom discuta este MailTipsMailboxSourcedTipsEnabled si se refera la adaugarea de MailTips la nivel de obiect (mailbox, contact ,grup). Pentru a face acest lucru folosim optiunea MailTip din urmatoarele cmdlet-uri:

Set-Mailbox
Set-MailContact
Set-MailUser
Set-DistributionGroup
Set-DynamicDistributionGroup
Set-MailPublicFolder

In exemplul de mai jos am setat o descriere pentru un grup; descriere care va fi afisata de fiecare data cand cineva incearca sa trimita un email grupului.

Exista o limita de 250 de caractere pentru aceste MailTips, si mai pot fi setate si traduceri ale acestor mesaje prin parametrul – MailTipTranslations.

That’s all for today!

HTH

O arat cum functioneaza Mail Tips printr-un scenariu foarte simplu. Trimiterea unui email la un user care are setat Out of the office. Inainte sa apuc sa trimit emailul (de fapt asta se intampla la cateva secunde dupa completarea adresei de email in Outlook), clientul de mail ma avertizeaza ca acel user are Out of the office setat, deci e posibil sa nu fie la birou si atunci mailul meu sa fie trimis degeaba.

Alte exemple in care ajuta Mail Tips: trimiterea unui mesaj unui user cu mailbox-ul plin; mesaje cu atasamente care depasesc limitele setate de administrator, sau mesaje trimise unui recipient care are “delivery restrictions” setat.

MailTips mai avertizeaza utilizatorul si atunci cand se trimite un email catre o lista cu mai mult de 25 de membri. Inca un avertisment bine venit este acela de Reply-All BCC – atunci cand dai reply all la un mesaj in care adresa ta era initial in BCC.

Aceste MailTips-uri pot fi customizate la nivel de organizatie sau la nivel de recipient in Exchange, dar mai multe despre asta in alta zi .