RO Windows Administrators Weblog » Outlook

Conditional formatting in Outlook

Vitalie Ciobanu — Thu, 29 Apr 2010 10:44:50 +0000

Cred că toți au auzit de Conditional Formatting în Excel; dar ce spuneți dacă ați putea formata mail-urile din Inbox în funcție de persoanele de la care vin mail-urile sau dacă sunteți în To, CC sau dacă sunt anumite cuvinte în titlul mesajului?

De exemplu eu mi-am creat reguli în așa fel încât toate mesajele care sunt trimise direct mie să fie de culoare albastră. Toate mail-urile care vin de la șeful meu să fie de culoare roșie și toate mail-urile care au în titlu cuvântul “Alert on domain controller” să fie roșu și bold indiferent că e citit sau nu.

Cum facem asta? În Outlook 2010, facem click dreapta pe bara care nu știu cum se cheamă (cu From, Subject, Received, Size etc.) și alegem View Settings. (În Office 2007 opțiunea se cheamă Customize current view).

Alegem Conditional Formatting (În Office 2007 cred că se cheamă Automatic Formatting).

Cu butonul Add adăugam o regulă nouă. Selectăm butonul Condition și alegem/introducem condițiile dorite iar butonul Font îl folosim pentru a formata mesajul după dorințele noastre.

Și rezultatul arată cam așa:

Fisiere PST accesate via network.

Andrei Ungureanu — Wed, 24 Feb 2010 04:00:38 +0000

M-am mai lovit si in trecut de problema asta si de fiecare data am zis ca nu recomand, asta pentru ca stiam ca accesarea PST-ului peste retea merge foarte prost si din cand in cand se mai si corupe. Intamplator astazi am dat de un articol care spune ca nici macar nu este suportat acest scenariu.

http://support.microsoft.com/default.aspx/kb/297019

http://blogs.technet.com/askperf/archive/2007/01/21/network-stored-pst-files-don-t-do-it.aspx

Asa ca ii rog pe cei care tot gasesc motive pentru a tine PST-urile pe shareuri sa citeasca articolele de mai sus.

Cum sa configurezi un Shared Mailbox pentru Exchange Server

Valerian Ceaus — Sun, 08 Nov 2009 03:32:29 +0000

Deseori apar situații când intr-o organizație se dorește ca mesajele de poștă electronică trimise pe o adresă de email specifică să fie recepționate de mai multe persoane odată. De exemplu, poate fi cazul echipei de helpdesk, a unui departament sau chiar toate persoanele din organizație. Primul lucru ce-ți vine in gând este configurarea unei liste de distribuție. Întradevăr, o listă de distribuție îți permite să transmiți pentru mai multe persoane deodată un mesaj de e-mail adresându-i pe o singură adresa de poștă electronică. Totul e bine, dar cum facem când dorim un replay sau un new mail message din numele acestei căsuțe de e-mail ? Răspunsul e că nu putem. Listele de distribuție funcționează doar intr-o singura direcție. Putem transmite un e-mail spre o lista de distribuție dar nu si din partea ei. Orice membru din listă poate răspunde doar din numele propriu nu și a grupului, ori această funcție poate fi utilă uneori. Să luăm exemplul echipei de helpdesk ce are un email de grup helpdesk@contoso.com. Orice soluție la tichetele de helpdesk inițiate prin e-mail trebuie însoțite prin-un mesaj de confirmare prin poșta electronică, este normal ca mesajul respectiv să fie transmis din numele serviciului de helpdesk și nu de la un e-mail personal. Pentru aşa cazuri liste de distribuţie nu mai sunt bune. Se pare că cel mai logic ar fi configurarea pe clientul de poştă pentru fiecare membru din grup a câte două căsuţe de e-mail: una personală şi una comună. Aparent, acest lucru pare a fi imposibil – nu putem configura mai mult de un singur cont de Exchange pe clientul de poştă Outlook. Nu şi dacă se foloşte Shared Mailbox. Shared Mailbox îţi oferă posibilitatea să configurezi pe un singur Outlook câte căsuţe de e-mail Exchange doreşti. Ce este interesant, orice modificare (mesaje noi, ştergerea mesajelor, schimbarea statutului sau a categoriei ș.a.m.d.) in conţinutul căsuţei partajate se sincronizează automat peste tot unde este configurată. Dacă in exemplul de mai sus unul din membrii echipei de suport citeşte un mesaj venit de pe adresa de helpdesk@contoso.com şi face un replay la acesta, atunci mişcarea se reflectă automat pentru restul echipei de suport.

Aşadar, să presupunem că avem mai multe căsuţe personale – dintre care una este pentru utilizatorul jdoe@contoso.com şi un mailbox comun helpdesk@contoso.com. Pentru a configura adresa de helpdesk ca mailbox adiţional vom realiza următoarele:

Pe serverul Microsoft Exchange:

Deschidem consola Active Directory Users and Computers, în meniul View selectăm Advanced Feathures.
Deschidem Properties pentru obiectul legat de mailbox-ul partajat care cazul nostru este user-ul helpdesk@contoso.com
1. În tab-ul Exchange Advanced, click pe Mailbox Rights … (View and modify permissions to access this mailbox). În fereastrea Permissions adăugăm toţi utilizatorii ce vor partajeze acest mailbox. Pentru fiecare user bifăm Read Permissions şi Full Mailbox Access în coloana Allow.
1. În tab-ul Security adăugăm din nou lista de utlizatori ce vor partaja căsuţa de e-mail. Pentru fiecare user in Permission for bifăm Send As Allow.

Pe clientul de poştă Microsoft Office Oulook:

Deschidem Properties pentru mailbox-ul personal. In tab-ul General deschidem Advanced. În fereastra Microsoft Exchange > Advanced facem click pe Add (Open this additional mailboxes) după care formăm numele casuţei poştale partajate: helpdesk@contoso.com. Click Ok pentru a inchide ferestrele.

În momentul următor in Outlook Mail Folders trebuie să apară şi mailboxul comun:

Recover Exchange Deleted Items from Outlook

Andrei Ungureanu — Fri, 09 Oct 2009 12:00:58 +0000

Pana nu ajungi sa ai nevoie de asa ceva e posibil sa nici nu stii ca exista optiunea asta. In Exchange, chiar daca stergi un mesaj acesta va fi pastrat o perioada de timp si vei avea posibilitatea sa-l recuperezi. Si nu vorbim de Deleted items folder. Putem recupera chiar si mesajele care au fost sterse de acolo; si fara a apela la restore din backup.

Perioada in care Exchange tine email-urile sterse se configureaza la nivel de store (14 zile by default parca era in E2K3) sau chiar si la nivel de mailbox (http://technet.microsoft.com/en-us/magazine/dd560699.aspx).

Cum recuperam un email care nu se mai afla in Deleted Items?

Accesand Recover Deleted Items din Outlook:

Tot de aici pot sa si sterg mesajul definitiv.

Pe versiunile mai vechi de Outlook era o problema atunci cand mesajul era sters cu Shift+Delete si nu mai trecea prin Deleted Items. Ca sa poata fi vazut existau cateva workarounduri:

http://support.microsoft.com/kb/886205

http://support.microsoft.com/kb/178630/

Arhitectura “dumpster-ului” a fost schimbata in Exchange 2010, as ca acolo lucrurile stau putin diferit. Dar mai lasam material si pentru alta data.